Délais de conservation des documents

Fiche Conseil n° 3

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n’empêche cependant l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf si ce document contient des données personnelles).

Il s’agit des délais durant lesquels :

  • l’entreprise a la possibilité d’exercer un droit (par exemple un remboursement),
  • une réclamation peut lui être opposée (par exemple le paiement d’une amende),
  • l’administration peut mener des contrôles a posteriori (délais de « reprise »).

Dans certains cas, l’inobservation de ces délais entraîne des sanctions.

Exemple pour les documents fiscaux : l’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication est sanctionnée par une amende de 5 000 euros (art. 1734 du Code général des impôts).

Ces délais de prescription varient en fonction du domaine et du type de document :

  1. Pièces comptables :
  2. Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire,…)

    Pièce justificative (bon de commande, bon de livraison/réception,
    factures, …)

    10 ans à partir de la clôture de l’exercice

     

    10 ans à partir de la clôture de l’exercice

    Art. L.123-22 du code de commerce

     

    Art. L.123-22 du code de commerce

    1. DOCUMENTS FISCAUX :

    Durée de conservation : 6 ans (art. L.102 B du livre des procédures fiscales).

    Exemple : les éléments concernant les revenus de 2017, déclarés en 2018, doivent être conservés jusqu’à la fin 2023.

    Cela concerne notamment :

    • l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés,
    • les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA) en régime réel,
    • les impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public),
    • la cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE),
    • la taxe sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance…)

     

    Ce délai est porté à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite,…).

  1. DOCUMENTS Civils et commerciaux :
Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat/convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Art. L.218-2 du Code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (au-delà de 120 €) 10 ans à partir de la livraison/prestation Art. L.123-22 du Code de commerce
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Art. 2227 du Code civil
Documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire,…) 5 ans Art. L.110-4 du Code de commerce
Documents établis pour le transport de marchandises 5 ans Art. L.110-4 du Code de commerce
Factures clients et/ou fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable Art. L.123-22 du Code de commerce
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Art. 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Art. 2225 du code civil
  1. DOCUMENTS SOCIAUX (SOCIÉTÉS commerciales) :
Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts (société, GIE, association), annexes et pièces modificatives 5 ans à compter de la radiation de la société du Registre du commerce Art. 2224 du code civil
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe,…) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré Art. L.123-22 Code de commerce
Convocations / feuilles de présence / pouvoirs / rapport du Gérant ou du Conseil d’administration / Rapport des Commissaires aux Comptes 3 ans Art. L.235-9 du Code de commerce
Ordres et registres de mouvements de titres / Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Art. 2224 du code civil
  1. GESTION DU PERSONNEL :
  2. Type de document Durée de conservation Texte de référence
    Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Art. L.3243-4 du code du travail
    Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Art. R.1221-26 du code du travail
    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite 5 ans Art. 2224 du code civil
    Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169A du livre des procédures fiscales
    Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Art. D.3171-16 du code du travail
    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Art. D.3171-16 du code du travail
    Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail / Vérification et contrôle au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT) / Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans Art. D.4711-3 du code du travail

 En ce qui concerne les fichiers de recrutement, ces documents doivent être immédiatement détruits si le candidat n’est pas retenu, ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d’un futur recrutement (recommandation CNIL n° 02-017 du 21 mars 2002).

Remarque : possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat.

 

Sources :

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/entreprises-combien-temps-devez-vous-conserver-documents

https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-affaires/delais-de-conservation-des-documents-commerciaux